Порядок установки онлайн-касс для ИП. Как превратить затраты в инвестиции

С 01.07.2019 все бизнесмены в РФ обязаны устанавливать онлайн-кассы (согласно закону 54-ФЗ). Это вынужденная мера, которая влечет за собой ряд затрат на приобретение, использование и обслуживание онлайн-кассы. Исключения для ИП есть, но их мало. Правила установки ККТ для всех одинаковы. Но если одни предприниматели покупают кассу, чтобы соответствовать 54-ФЗ, то более опытные ИП используют нововведение для развития бизнеса. Превратить затраты в инвестиции позволит онлайн-касса aQsi. Подробности ниже.

Кто освобожден от онлайн-касс

Онлайн-кассу обязаны использовать все ИП, которые предоставляют услуги или продают товары физическим лицам. Исключения представлены в п.2 ст.2 №54-ФЗ. От использования онлайн-кассы освобождаются ИП следующих категорий, не зависимо от используемой системы налогообложения и количества работников.

Услуги:
– распиловка дров;
– прием стеклотары и вторсырья (но не металлолома и драгметаллов);
– ремонт, покраска обуви;
– вспашка огородов;
– перенос вещей в портах и на вокзалах;
– ремонт и изготовление ключей, металлической галантереи;
– присмотр за детьми, инвалидами, больными;
– обеспечение питания в образовательных учреждениях;
– сдача в аренду жилья, которое является собственностью ИП.

Продажа:
– продукция из автоцистерн — молоко, квас, и пр.;
– газеты и журналы в ларьках;
– изделия художественных промыслов;
– ценные бумаги;
– сезонные овощи и фрукты;
– мороженое на развес;
– разливные напитки без алкоголя;
– фармацевтические товары в аптеках при фельдшерских пунктах в деревнях;
– мелкие галантерейные товары;
– изделия собственного производства на розничных рынках, выставках, ярмарках.

От использования онлайн-касс освобожден бизнес, который работает в труднодоступных местностях. Список удаленных районов утверждается региональным органом власти.

Порядок установки онлайн-кассы

Если ваша деятельность не относится к одной из выше указанных сфер, то установка онлайн-кассы обязательна. Порядок действий ниже.

Шаг №1. Купить электронную цифровую подпись. Понадобится при регистрации ККТ в ФНС и подписания договора с ОФД. Получить ЭПЦ можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Перечень компаний расположен на сайте Минкомсвязи по адресу https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/2/. Перечень документов для получения ЭПЦ определяется удостоверяющим центром. Чаще всего для ИП достаточно СНИЛС и паспорта. Стоимость — от 3000 рублей в год.

Шаг №2. Выбрать и приобрести онлайн-кассу. Модель устройства подбирается под тип и масштаб бизнеса, под задачи по автоматизации и развитию. Онлайн-касса должна быть в официальном реестре ККТ. Чтобы получить сведения по любой модели, посетите сайт ФНС — https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestrkkt/. Стоимость — от 4000 рублей.

Шаг №3. Купить дополнительное кассовое оборудование. Зависимо от выбранной модели онлайн-кассы и специфики бизнеса необходимо отдельно докупить сканер штрих-кодов, терминал для эквайринга, фискальный регистратор, фасовочные весы, принтер этикеток, ящик для денег. Стоимость — индивидуально.

Шаг №4. Приобрести специализированное программное обеспечение, при отсутствии такового. Кроме печати чеков и отправки данных ОФД, онлайн-кассу можно использовать для товароучета, аналитики и автоматизации бизнес-процессов. Производители предлагают приложения для отдельных видов бизнеса. За каждое дополнительное ПО взимается абонентская плата. Стоимость — от 100 рублей ежемесячно за каждое приложение.

Шаг №5. Купить фискальный накопитель на 15 либо 36 месяцев. Тип накопителя определяется спецификой бизнеса и системой налогообложения. Стоимость — от 6000 рублей.

Шаг №6. Выбрать и подписать договор с оператором фискальных данных. Ознакомиться со списком актуальных ОФД можно на сайте ФНС по адресу https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/fiscaloperators/. Стоимость обслуживания одной онлайн-кассы — 3000 руб. в год.

Шаг №7. Регистрация кассы в ФНС. Выполнить процедуру можно тремя способами:

– подать письменное заявление в любую инспекцию;
– на сайте ФНС;
– обратиться к ОФД.

В первых двух вариантах понадобится лично собрать и предоставить установленный пакет документов. При регистрации через ОФД от ИП не требуется дополнительных усилий, но за услуги придется заплатить от 3000 рублей за одну кассу.

Шаг №8. Подключить онлайн-кассу к интернету и использовать для пробития чеков.

После установки онлайн-касса работает по следующему алгоритму:

1. Человек оплачивает товар — кассир пробивает чек.
2. На фискальный накопитель поступают, шифруются и сохраняются данные чека.
3. Через фискальный накопитель данные подписываются, и в цифровом виде направляются в ОФД через интернет.
4. ОФД принимает информацию, проверяет ее и направляет ответ о принятии чека на фискальный накопитель.
5. Полученные данные ОФД отправляет в ФНС.
6. Обработанные чеки ОФД хранит 5 лет в некорректируемом виде.

Как минимизировать затраты на установку

Онлайн-касса для ИП обязательна. Если вы планируете открыть предприятие, то закладывайте в затратную статью расходы на установку ККТ в соответствии с 54-ФЗ. Такие затраты можно минимизировать и с легкостью перевести в выгоды, если правильно подобрать онлайн-кассу под сферу деятельности.

Начать следует с количества устройств, которое можно заменить одной онлайн-кассой. Не всегда удобно разместить на рабочем месте кассира несколько обязательных устройств — сканер штрих-кодов, терминал для эквайринга, фискальный регистратор, компьютер или планшет. Онлайн-касса aQsi объединила все это оборудование в едином корпусе, который помещается в руке. При необходимости, можно докупить весы и денежный ящик — все остальное для работы скомпоновано.

Согласно 54-ФЗ кассир обязан выдать чек в течение 5-ти минут с момента расчета. Аварийное отключение электричества не позволит ИП предоставить документ в оговоренный законом срок. Вынужденная остановка чревата денежными потерями. Онлайн-касса aQsi позволяет малому бизнесу не терять прибыль даже при отсутствии электричества и интернета. Автономная работа доступна благодаря встроенному аккумулятору. Полного заряда хватает для работы до 24 часов. Для соединения с сетью Интернет используется Wi-Fi или подключение к мобильному интернету. Следовательно, при частом отключении первого источника, второй используется как альтернатива.

При покупке онлайн-кассы aQsi услуги ОФД на 15 месяцев предоставляются бесплатно. Это экономит предпринимателю минимум 3000 рублей по одной кассе.

Как aQsi превращает затраты на покупку ККТ в инвестиции для развития бизнеса

Все необходимое программное обеспечение для работы ИП предоставляется с онлайн-кассой aQsi бесплатно. Если малый бизнес уже использует товароучетную программу, то возможна интеграция по API. При отсутствии таковой можно воспользоваться встроенным ПО, которое позволяет:

– проанализировать продажи, рентабельность, прибыльность, средний чек в разрезе по конкретным позициям и торговым точкам;

– выгружать информацию о закупках и реализованной продукции в бухгалтерские программы;

– вести базу клиентов и партнеров;

– получать детальную информацию по товарным остаткам.

– добавлять товары или услуги вручную либо загружать базу автоматически;

– создавать ценники по отдельным позициям или всей категории товаров;

– просматривать по каждому товару стоимость продажи, остаток на складе, артикул;

– создавать прайс-листы;

– отправлять заказы поставщикам на основе текущего расхода товаров;

– вести учет приемки от поставщиков.

Анализ деятельности в режиме реального времени можно вести как с самой кассы, так и с любого другого устройства, подключенного к интернету. Для доступа с ПК необходимо зайти через браузер на страницу личного кабинета. Мобильные устройства подключаются через бесплатное приложение. Личный кабинет позволяет руководителю удаленно контролировать предприятие, отслеживать начало/завершение рабочей смены, размер среднего чека, сумму денег в кассе, активность каждого продавца, количество возвратов и оплат.

Наглядная статистика продаж позволяет выявить неликвид, и товары с повышенным спросом. Перераспределив оборотные средства в пользу высокомаржинальной продукции, можно увеличить прибыльность предприятия на несколько процентов. Понимание реального спроса на товары позволяет исключить образование недостач и излишков. Онлайн-касса облегчает инвентаризацию, ведь ведет приход и расход товаров автоматически. Для анализа достаточно выгрузить остатки по категориям и провести сверку.

Автоматическое назначение стоимости продукции исключает ошибки при формировании розничной цены. Через личный кабинет можно настроить образование стоимости на группу товаров по формуле. К примеру, наценка на стоимость поставщика в процентах. В дальнейшем, при приемке товара цена будет формировать автоматически. Функция исключает необходимость постоянного отслеживания стоимости у поставщика.

Подытожим

С 01.07.2019 онлайн-касса для ИП обязательна. Исключенные сферы деятельности прописаны во 2 ст. 54-ФЗ. Для установки онлайн-кассы потребуется:

– ЭПЦ;
– онлайн-касса;
– дополнительное кассовое оборудование (индивидуально);
– программное обеспечение;
– фискальный накопитель;
– договор с ОФД;
– регистрация кассы в ФНС;
– подключение кассы к интернету.

Онлайн-касса aQsi позволяет снизить расходы на установку ККТ, автоматизировать часть бизнес-процессов, проанализировать, и повысить эффективность деятельности предпринимателя.