Как работать с просроченным ФН: экстренные меры

Что такое ФН и зачем он нужен

Фискальный накопитель — это программно-аппаратное шифровальное средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе. ФН бывает на 15 и 36 месяцев, а его выбор зависит от типа бизнеса. Он шифрует данные о продажах и отправляет их в ФНС. Без него касса остаётся рабочей, но отчётность не отправляется в Налоговую. А значит — вы нарушаете закон и рискуете получить штраф.

Что происходит, если ФН просрочен

Касса печатает чеки, но не передаёт их в ФНС, данные «зависают» внутри устройства. Как следствие, при проверке налоговая не увидит ваши продажи. Риски: от штрафов до блокировки работы.

Почему важно менять ФН заранее

ФН работает строго определённый срок: 13, 15 или 36 месяцев (в зависимости от модели). Заблаговременно до срока действия онлайн-касса aQsi сама напомнит о замене. Это сигнал: пора действовать. Если отложить, можно оказаться в ситуации, когда продажи идут, но легально бизнес уже «под ударом». Помимо этого, у ФН есть еще ресурс — примерно 248000 чеков. Если ресурс закончится раньше, чем срок действия, ФН также нужно будет менять. 

Что делать, если всё же просрочили

Не останавливать кассу: продолжайте работать, но помните, что данные пока не уходят в налоговую. Срочно замените фискальный накопитель. После замены касса автоматически отправит всё, что «зависло», в ФНС. Обязательно убедитесь, что фискальные документы успешно дошли — это можно сделать прямо в интерфейсе кассы.

Как заменить ФН на онлайн-кассе aQsi

1. Закройте смену.
2. Перейдите в «настройках» в раздел «техническое обслуживание», далее в «состояние фискального ядра». 
3. Обратите внимание на строку «неотправленных в ОФД документов» — рядом должна стоять цифра «0». В противном случае, пожалуйста, не продолжайте закрывать ФН и сообщите нам. 
4. Если в строке стоит цифра «0», перейдите в дополнительные операции и нажмите «Закрыть ФН». Касса напечатает отчет о закрытии фискального накопителя.
5. Установите новый фискальный накопитель, перейдите в раздел «Мастер фискализации» и фискализируйте кассу с новым ФН.
6. Данные о перефискализации с 1 марта 2025 года передаются в ФНС автоматически. Но необходимо зайти на сайт ФНС и  убедиться, что отчет о перерегистрации был проведен успешно. В противном случае подать заявление на перерегистрацию в ФНС вручную. Перейдите на сайт налоговой, чтобы сообщить о закрытии старого фискального накопителя и регистрации нового. 
7. Проверьте статус договора с оператором фискальных данных (ОФД) — возможно, его необходимо продлить. 

Как не доводить до экстренных мер

1. Следите за сроком действия ФН: запишите дату в календарь и поставьте напоминание, а также контролируйте заполненность ФН с помощью сервисов ОФД.
2. Доверяйте кассе: aQsi заранее предупреждает, когда подходит срок — своевременно реагируйте на уведомления. 
3. Планируйте замену заранее. Лучше поменять накопитель за неделю до конца срока, чем рисковать штрафом.

Обратите внимание! Если память ФН заполнена, его также следует заменить, даже если срок действия еще не истек.