Как облегчить работу бухгалтера ТСЖ при помощи онлайн-кассы aQsi

Согласно закону №192-ФЗ от 03.07.2018, с 1 июля 2019 года ТСЖ должны использовать онлайн-кассы при приеме оплат от физических лиц. Независимо от типа платежа, организация обязана на каждую операцию сформировать кассовый чек, передать данные в ФНС, по запросу предоставить распечатанный чек или отправить электронную версию документа на e-mail плательщика. Срок обработки каждого платежа — не позже окончания рабочего дня, следующего за расчетом. В сложившихся условиях увеличивается нагрузка на бухгалтера ТСЖ, ведь необходимо ежедневно проверять наличие платежей и пробивать чеки через кассу. Облегчить работу помогут решения на базе онлайн-кассы aQsi. Конкретика ниже.

В каких случаях ТСЖ и УК не требуется онлайн-касса?

Перед тем, как покупать онлайн-кассу выясните, нужна ли она вам. ТСЖ вправе не использовать ККМ нового образца и после 01.07.2019 при приеме платежей только от членов товарищества за:

– коммунальные услуги;

– капремонт;

– содержание жилых/нежилых помещений.

Также онлайн-касса не нужна, если ТСЖ принимает платежи потребителей через платежного агента, к примеру, через расчетный центр. В таком варианте выдача чека и передача данных в ФНС — обязанность агента. При перечислении денег платежным агентом на расчетный счет ТСЖ или УК, чек пробивать не нужно. Учтите, банковские организации не относятся к числу платежных агентов, ведь согласно 54-ФЗ они не используют ККТ и не выдают чеки. Банк по поручению плательщика осуществляет перевод денег на расчетный счет ТСЖ.

Когда не обойтись без онлайн-кассы для ТСЖ?

С 01.07.2019 ТСЖ обязаны применять онлайн-кассы при условии:

– приема платежей от физлиц, которые не являются членами товарищества;

– оказания дополнительных услуг жильцам дома — домофоны, консьержи, охрана, автостоянка, работы мастеров и пр.

ТСЖ передают данные в ФНС и пробивают чек при приеме платежей следующими способами:

– наличными деньгами в собственном расчетном пункте или в офисе;

– безналичными перечислениями через кассу банка;

– безналичными перечислениями — электронные платежные системы, онлайн-банкинг, стационарные терминалы, банковские карты и пр.

Правила и сроки отправки чеков плательщикам

Согласно п. 5.3 ст.1.2 54-ФЗ ТСЖ обязаны обеспечить передачу плательщику кассового чека одним из двух способов:

1. Выдать бумажный чек, при личном обращении плательщика в организацию.
2. Отправить электронную версию чека на e-mail или по номеру телефона, если человек оставил контактные данные.

Если плательщик не оставил свои контактные данные, и не обращается за распечатанным чеком, то бухгалтеру достаточно сформировать документ через онлайн-кассу и отправить его в ОФД. Конечный срок передачи данных — окончание рабочего дня, следующего за получением платежа.

Сложности ТСЖ при работе с онлайн-кассой и способы устранения

 

Последовательность действий, если ваша организация нуждается в установке онлайн-кассы:

– купить оборудование с фискальным накопителем;

– зарегистрировать ККТ в налоговой службе;

– подключиться к оператору фискальных данных;

– обрабатывать платежи, формировать кассовые чеки и передавать данные ФНС;

– по запросу плательщика предоставить чек в бумажном или электронном виде.

Данные шаги обязательны для ТСЖ и УК по закону. Далее позаботьтесь, чтобы система работала слаженно и без перебоев. Отправлять информацию в ФНС следует не позже окончания рабочего дня, следующего за получением платежа. В данный период времени плательщику направляется электронный вариант чека. Основная сложность при работе по новым правилам заключается в увеличенной нагрузке на бухгалтера или председателя ТСЖ. Каждый день специалист обязан мониторить платежи, идентифицировать плетельщиков (член ТСЖ или физическое лицо, способ оплаты, номер лицевого счета, статья услуг,) пробивать чек через кассу, отправлять информацию в налоговую, пересылать электронную версию документа плательщику.

Упростить работу бухгалтера ТСЖ можно. Для этого существует 3 проверенных решения на базе онлайн-кассы aQsi. Выбор определяется количеством обслуживаемых потребителей и основных способов получения платежей.

Решение №1: собственная онлайн-касса aQsi

Установка собственной онлайн-кассы актуальна при обработке незначительных объемов платежей, большинство из которых осуществляются наличными деньгами в офисе ТСЖ или УК. При оплате потребителем услуг в офисе, представитель ТСЖ обязан выдать распечатанный чек в момент расчета — наличие онлайн-кассы обязательно.

Функционал aQsi подходит для работы ТСЖ:

– Онлайн-касса принимает любые типы карт — бесконтактные, с чипом, с магнитной лентой. Не покидая офис ТСЖ, плательщики могут рассчитаться наличными деньгами и пластиковыми картами. Кассовый чек выдается сразу после оплаты, а по требованию отправляется электронная версия на e-mail или телефон посетителя.

– При оплате услуг за пределами офиса ТСЖ, пробитие чека осуществляется вручную после получения сведений о зачислении средств. Сформированный документ передается в ФНС и хранится в базе данных. При личном обращении плательщика, бухгалтер может распечатать бумажный чек или отправить электронную версию на e-mail или телефон.

– Авансовые платежи пробиваются отдельным чеком.

– Если бухгалтер не может сразу идентифицировать плательщика, то до выяснения формируется авансовый чек.

– Если плательщик перепутал номер лицевого счета либо совершил ошибку при оплате, то формируется чек возврата.

– Контролировать платежные операции можно через Личный кабинет, который доступен в удаленном режиме с любого ПК или мобильного устройства. Для телефонов и планшетов бесплатно предоставляется мобильное приложение. Функционал Личного кабинета позволяет бухгалтеру пробивать чеки с любого места, без привязки к офису и стационарной кассы.

– В Личном кабинете содержится история пробитых чеков. Доступен поиск и формирование выборки документов. Фильтрация чеков возможна по различным параметрам — тип операции, сумма, время пробития, данные плательщика. Удобный функционал упрощает бухгалтеру поиск чека для его распечатки по запросу плательщика.

– Личный кабинет позволяет вести базу жильцов дома с сохранением персональной информации. Для ускорения пробития чеков можно сохранять шаблоны по отдельным кассовым операциям.

– Сервис интегрируется с 1С и любыми другими товароучетными программами по API. Бухгалтер получает выписки из банка и загружает их в 1С, где проверяет наименование услуги и отправляет на пробитие через кассу. Данный вариант взаимодействия позволяет облегчить работу специалиста при обработке сотен платежей.

Функционал онлайн кассы снижает нагрузку на бухгалтера ТСЖ при работе по новым правилам. Единственный проблема, которая может возникнуть — это сложность обработки огромного количества платежей. К примеру, если управляющая компания или ТСЖ обслуживает десятки тысяч потребителей, то возможны сложности с ручной обработкой каждого платежа. Поможет второе решение.

Решение №2: аренда онлайн-кассы

Арендовать онлайн-кассу рекомендуется ТСЖ и УК, которые обслуживают десятки тысяч абонентов и принимают оплату только безналичным способом. В таком варианте пробитие чеков и отправка информации в ФНС целиком перекладывается на облачный сервис. К примеру, сервис по аренде касс Orange Data позволяет пробивать за раз неограниченное количество чеков.

Процесс взаимодействия выглядит так:

– потребитель оплачивает услуги безналичным способом;

– деньги зачисляются на расчетный счет ТСЖ;

– бухгалтер получает банковскую выписку, загружает полученные данные в товароучетную программу (например, 1С) или заносит информацию вручную в файл формата Excel;

– сформированный файл загружается на облачный сервис;

– все чеки пробиваются одним нажатием кнопки — касса формирует документ, отправляет в ОФД и плательщику, если тот оставил номер телефона или e-mail.

– при обращении плательщика в ТСЖ, бухгалтер может отыскать чек в личном кабинете и распечатать его на простом принтере.

При обработке огромного количества платежей аренда онлайн-кассы позволяет выполнить требования 54-ФЗ с приложением минимальных усилий со стороны бухгалтера.

Решение №3: Онлайн-касса aQsi с подключением к облачному сервису Orange Data.

Подходит для ТСЖ с большими ежемесячными объемами платежей, которые вносятся наличными и безналичными способами.  При оплате в офисе — используется стационарная касса aQsi, распечатанный чек выдается сразу после расчета. Для пакетного пробития чеков по безналичным платежам применяется облачный сервис Orange Data. Касса aQsi подключается к сервису Orange Data из Личного кабинета без дополнительной регистрации. Решение универсальное — позволяет бухгалтеру использовать все выгоды стационарной и облачной кассы. Вероятность допущения ошибок при пробитии чеков минимизируется.

Подытожим

1. ТСЖ вправе не использовать онлайн-кассу если все плательщики — члены товарищества, которые оплачивают коммунальные услуги. ККТ нового образца не нужна, если оплата производится через платежного агента.
2. ТСЖ обязуются использовать онлайн-кассу при приеме платежей от физлиц, которые не входят в состав товарищества, а также при оказании дополнительных услуг жильцам обслуживаемых домов.
3. При личном обращении плательщика, бухгалтер ТСЖ должен выдать распечатанную версию чека.
4. До конца рабочего дня, следующего за получением платежа, бухгалтер должен пробить чек, передать информация в ОФД, предоставить плательщику электронную версию чека, если тот оставил номер телефона или e-mail.
5. Существует 3 проверенные решения для облегчения работы бухгалтера ТСЖ: отдельная онлайн-касса, аренда кассы, ККМ + облачный сервис.