Регистрация онлайн-кассы: алгоритм действий

Для расчетов с клиентами предприниматели обязаны использовать онлайн-кассу, соответствующую требованиям законодательства. Однако просто купить устройство недостаточно — важно, чтобы выбранная модель была включена в реестр ФНС, а сама касса прошла регистрацию в налоговой службе.

Что такое регистрация онлайн-кассы в ФНС и зачем она нужна

Регистрация онлайн-кассы в ФНС — это обязательная процедура, в ходе которой устройство вносится в государственную систему учета и подключается к оператору фискальных данных (ОФД). Без регистрации и фискализации касса не сможет передавать данные о продажах в налоговую, что приведет к штрафам за нарушение закона о ККТ.

Способы регистрации онлайн-кассы

Предприниматели могут зарегистрировать кассу через личный кабинет ЮЛ или ИП на сайте ФНС или в территориальном налоговом органе ФНС России, а с 1 сентября 2025 года сделать это можно будет еще и через оператора фискальных данных (ОФД), Госуслуги и производителя ККТ. 

Далее остановимся на каждом из возможных способов регистрации: скажем несколько слов об уже давно доступных вариантах, а о новых — поговорим подробнее. 

Через личный кабинет ЮЛ или ИП на сайте ФНС

Для регистрации ККТ вам понадобится действующий личный кабинет ЮЛ или ИП на сайте ФНС. Помимо этого вам понадобится электронная подпись (УКЭП) — оформить ее можно через Удостоверяющий Центр, аккредитованный Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации; кассовый аппарат с установленным фискальным накопителем (ФН); договор с оператором фискальных данных (ОФД) — о том, как выбрать ОФД, в статье. 

В территориальном налоговом органе ФНС России

Направлять заявление на регистрацию можно в любой территориальный налоговый орган.  Для регистрации ККТ необходимо распечатать и заполнить бланк по форме КНД-1110061.

При регистрации ККТ через территориальный налоговый орган налогоплательщику рекомендуется иметь при себе паспорта регистрируемых касс. 

Через оператора фискальных данных
Алгоритм регистрации кассы через ОФД выглядит следующим образом:

1. инициировать процесс регистрации ККТ в разделе ККТ в личном кабинете ОФД;
2. заполнить все появившиеся поля заявления и следовать инструкциям в окне регистрации ККТ;
3. подписать заявление с помощью УКЭП;
4. отправить заявление в ФНС России, нажав соответствующую кнопку;
5. ожидать уведомление о присвоении регистрационного номера ККТ (следить за статусом можно в списке всех ККТ пользователя в личном кабинете ОФД);
6. после получения уведомления о присвоении регистрационного номера, необходимо сформировать на ККТ «Отчет о регистрации» и отправить сведения из него в ФНС России через личный кабинет ОФД;
7. после получения ответа ККТ готова к работе и может применяться для формирования фискальных документов.

Через Госуслуги

Алгоритм регистрации кассы через Госуслуги выглядит следующим образом:

1. перейдите на Единый портал государственных и муниципальных услуг
2. заполните заявление, ответив на все вопросы;
3. подпишите заявление УКЭП;
4. получите регистрационный номер ККТ (в течение 1 рабочего дня он придёт в личный кабинет);
5. введите полученный номер в интерфейсе кассы и сформируйте отчёт о регистрации ККТ;
6. заполните заявление по его данным в личном кабинете и отправьте в ФНС через Госуслуги;
7. получите карточку регистрации ККТ в личном кабинете.

Обратите внимание! Что использовать устройство можно только после завершения регистрации.